Qué significa gestionar la información: Primer hábito directivo

La información en la empresa es el primer hábito del modelo circular de liderazgo de ocho hábitos que ha desarrollado CARDONA LABARGA.

Toda acción que tiene como finalidad captar información, procesarla, darle sentido, utilizarla y distribuirla entra dentro de este hábito.

El profesional suele manejar deficientemente esta importante herramienta:

1.- Porque la información no son sólo datos, sino datos seleccionados, interpretados, enriquecidos y con un significado práctico para la toma de decisiones.

2.- El volumen de datos es abrumador. A través del portátil (laptop), el profesional tiene acceso a millones de ellos en el entorno externo, también la propia empresa puede generar unos cuantos miles más. Pues bien, después de una sobreinformación tan extensa y abrumadora, resulta que la que necesita un gerente para hacer su propio trabajo ¡no la tiene!

Para integrar bien su propio trabajo, el profesional necesita responsabilizarse de definir qué información necesita y buscarla y encontrarla, lo que puede no ser fácil.

Antiguamente, quien tenía información tenía poder. Hoy tiene poder quien educa a los demás (J.Mª. Cardona Labarga)

¿Con quién debo hablar para que me informe y poder hacer mejor mi trabajo? ¿A quién de la empresa debería yo informar para que pueda hacer mejor el suyo? La información influye poderosamente en la visión del empleado; le brinda nuevas oportunidades; estimula su desarrollo; potencia su productividad. El flujo de información arrebata autoridad a la cúpula y la distribuye entre los empleados, que adquieren así mucha mayor importancia (empowerment). Modifica, hasta cierto punto, la estructura organizativa.

Cuanto más alto sea el nivel de un profesional, tanto más imprescindible le resulta tener información directa de primera mano para poder hacer evolucionar la empresa inteligentemente. Debe de tener mucho tiempo para hablar informalmente cara a cara y escuchar a todos los actores de su sector (mercados, competidores, canales y proveedores). E incluso a otros sectores distintos.

Para estar bien informado, todo Director General debe reservar cuatro semanas al año, como mínimo, para pasarlas:

1. Una con Clientes-consumidores actuales.

2. Otra con no-Clientes que debieran serlo.

3. Otra con supervisores de primera línea que trabajan en el servicio directo a Clientes.

4. Y otra, con los jóvenes profesionales que lleven trabajando en la empresa más de un año y menos de dos.

Toda acción corresponde a una mentalidad del individuo que la realiza. En esa mentalidad se pueden dar supuestos erróneos que implican acciones inadecuadas, o supuestos buenos, que traen consigo acciones adecuadas.

Decir supuesto es decir juicio que consideramos como cierto y que no admite excepciones, de ahí el peligro de que si es erróneo las implicaciones que conlleva pueden ser gravísimas.

CINCO SUPUESTOS MENTALES DEL 1^ER HÁBITO DE LA INFORMACIÓN.

Supuestos Erróneos	Supuestos Adecuados
1. “La Gestión del Conocimiento la baso en la cantidad de datos que me aportan las Tecnologías de la Información a través de la intranet y de internet”.	1. “La Gestión del Conocimiento la baso 1º) en que reflexiono con criterio sobre la información que necesito para hacer bien mi trabajo, 2º) busco y capto esa información (que no son simples datos), 3º) Pienso y reflexiono para convertirla en conocimiento y transmitirla”.
2. “No quiero que otros departamentos sepan lo que hacemos nosotros”.	2. “Me siento responsable de suministrar a los demás información mía que necesitan para hacer bien su trabajo”.
3. “Llevo trabajando 25 años en este mercado. Conozco perfectamente a mis Clientes. Incluso son mis amigos”.	3. “El conocimiento de mis Clientes es insuficiente por definición. Necesito conocerlos mejor y, sobre todo, necesito conocer Clientes nuevos”.
4. “Tengo poder en la medida que acumule o controle información”.	4. “Tengo poder en la medida que eduque a los demás. Y educar es suministrar información”.
5. “Las cosas que me calle no me comprometen ni me causan problemas”.	5. “Soy útil en la medida que comparto información. Sobre todo cuanto mayor sea mi responsabilidad”.