¿A qué me dedico?
Cuando una tarea se hace urgente, ha pasado el tiempo adecuado para su correcta ejecución.
Antigua ley de gestión del tiempo
Eficacia.
Distingamos entre eficiencia y eficacia. La persona eficiente sabe cómo hacer las cosas, y las hace bien; esto se estudia y a ello nos han preparado durante toda la vida. Eficiencia, equivale a rendimiento; y éste concepto también puede ser aplicado a una máquina.
Un 90 % de los sacerdotes y obispos bien formados suelen ser eficientes. Por el contrario, la persona eficaz sabe qué es lo que hay que hacer; pero a esto no nos han enseñado nunca, y aunque se haya supuesto que ya lo sabemos, probablemente no llegará al 10% el número de sacerdotes y obispos eficaces (léase también laicos corresponsables).
La mayor parte de las personas que no son eficaces, no lo son porque sobre todo hacen lo primero que se encuentran, o lo que les pide el cuerpo o lo que les gusta, en vez de lo que deben, porque no tienen el hábito de pararse a pensarlo.
Sin embargo, el eficaz es alguien que se autodisciplina, y que se obliga a pensar: ¿Qué debo hacer? ¿Qué necesita de mí esta comunidad aquí y ahora? ¿Dónde puedo hacer mi mayor contribución? ¿Cómo determinar el impacto que debo dar a la parroquia o movimiento? Pero, en realidad, muy pocos se hacen estas preguntas, ni les dedican el tiempo necesario.
Un ejemplo: Una parroquia mediana del centro de una gran ciudad con un buen número de fieles, tiene un párroco al frente del que dependen un vicario parroquial y varios parroquianos comprometidos en distintas comunidades.
El párroco, inteligente, con gran experiencia y extraordinario trabajador suele pasar personalmente, tras un gran esfuerzo, el 80% del día realizando papeleos e impartiendo sacramentos.
Sin embargo es ineficaz, porque su prioridad debería ser formar y desarrollar a los fieles comprometidos y a su joven vicario, para que sean ellos los que se dediquen a los papeles y a los sacramentos repartidos entre el vicario y él. Pero ocurre que al párroco, en este caso, le gusta ponerse las medallas y sentir que rezuma sabiduría.
Hace el trabajo sacramental y burocrático, que no debe; y no hace el de liderazgo, de delegación y desarrollo, que sí debe. En el fondo se convierte así en alguien imprescindible y en un tapón para la parroquia; además de ser carne de cañón para el infarto y para el quemarse. Lo he vivido varias veces.
Es evidente que éste párroco, por poner un ejemplo, no se pregunta: “¿de qué debo ser yo responsable?” ni “¿cuál debe ser mi objetivo?»
En una comunidad cualquiera, observemos, por ejemplo, un organigrama pastoral con tres niveles desde el párroco hasta los catequistas. Todos ellos deben ser eficientes por igual, cada uno en su área de corresponsabilidad.
Lo que es imprescindible en los niveles más altos es una eficacia de gran calidad. La eficacia es menos necesaria en niveles de menor responsabilidad porque aquí está más claro qué es lo que se debe hacer. No obstante, hoy día han cambiado mucho las cosas, y prácticamente cualquier puesto de trabajo, incluido un catequista, debe gestionarse y dirigirse mínimamente bien a sí mismo; y en esa medida debe ser eficaz.
La eficacia tiene dos grandes frenos: el primero consiste en que no depende de cosas que parecen evidentes: no depende de la buena voluntad, ni de la inteligencia, ni de la experiencia, ni de los conocimientos, ni del esfuerzo.
El segundo gran freno consiste en que la Iglesia, salvo que tenga un liderazgo muy activo y eficaz, dificulta la eficacia por las fuertes presiones que ejerce para mantener constantemente a todo el mundo moviéndose mucho, hay que hacer, con lo que centrarse sobre lo fundamental pasa a ser muy difícil. Las parroquias, sobre todo las grandes, inadvertidamente fuerzan a grandes ineficacias.
La eficacia está en la autodisciplina para adquirir y concentrarse en las virtudes adecuadas. Sin un esfuerzo consciente sólo se resuelven asuntos triviales. Nuestros malos hábitos (vicios) están muy arraigados y es difícil cambiarlos, aunque admitamos racionalmente que deberíamos hacerlo.
Lo importante y lo urgente, un clásico.
Sobre dos ejes de coordenadas, en el de abscisas lo importante, y en el de ordenadas lo urgente, dibujemos cuatro cuadrantes como indica la figura. El cuadrante de arriba a la izquierda trata de lo urgente, el de abajo a la derecha de lo importante, otro de las dos cosas a la vez y otro de ninguna de las dos. La famosa matriz de Eisenhower, popularizada por Stephen Covey.
(Figura: Matriz de Eisenhower)
Cada persona pasa un porcentaje de su tiempo en cada uno de los cuatro cuadrantes. ¿Cuáles serían sus porcentajes de tiempo reales en cada cuadrante? Cuidado, porque esas cuatro cifras reflejan una mentalidad; y es igual de difícil cambiar una cosa que la otra. Precisamente las cifras pueden engañar porque el problema no es técnico, sino mental.
Un sacerdote, por ejemplo, ¿en qué pasa su tiempo real? ¿Ponga un porcentaje en su triple Munus Sanctificandi, Docendi y Regendi (como Sacerdote, Profeta y Rey), es decir ¿en qué pasa más su tiempo, en los sacramentos, en formar o en regir)? Tristemente suele ser en los sacramentos, sobre todo en sacerdotes rurales.
Veamos las actividades que lleva a cabo un sacerdote en cada uno de los cuatro cuadrantes de la figura:
Empecemos por el que se sitúa en lo urgente exclusivamente. Trabaja de bombero, con continuas interrupciones, haciendo un poco de todo (que es lo mejor que se puede hacer para que todo vaya mal) y vive en el mundo de la improvisación, improvisación e improvisación. No pierde de vista el reloj ni el paso de las horas. Una vez pregunté a un sacerdote por el plan pastoral del año en su parroquia y contestó: «según vaya saliendo la cosa», me quedé perplejo.
En el otro extremo, el que se sitúa en lo importante nada más, trabaja en línea con los objetivos de la Iglesia, delega y desarrolla bien a su gente y vive en el mundo de la preparación, preparación y preparación. No pierde de vista la brújula que le orienta en todo su trabajo y en su vida.
En el cuadrante importante y urgente se da la gestión continua de crisis, constantes reuniones, vencimientos y plazos límites.
Y en el cuadrante que no tiene ninguna de las dos, existen críticas, rumores, actitudes negativas y luchas por el poder.
¿Qué resultados originan esas actividades?
En el cuadrante de lo urgente, los resultados son sensación de impotencia, ineficacia por exceso de actividad, y la molesta impresión de haber estado trabajando muchas horas y no haber hecho nada.
En el cuadrante de lo importante, el resultado es la calidad, el compromiso, las relaciones humanas sólidas, buena comunicación, desarrollo, aprendizaje, gestión, comunión, santificación y liderazgo.
El cuadrante de lo importante y urgente es el del estrés, divorcio, infarto, agotamiento, dejar la vocación a un lado, quemarse y sobreesfuerzo.
Y por fin, el cuarto lleva a la desmoralización, frustración y malos resultados.
Recuerde que quien no se prepara bien se decepciona a sí mismo y a Dios. El cómo uno utiliza el tiempo refleja el trato que se da a sí mismo. Todo el mundo tiene el derecho y el deber a una preparación personalizada. En prácticamente todas las áreas de la vida, el 95% del éxito como mínimo, es cuestión de preparación.
De nuevo una persona que se dedique a un cuadrante o a otro, definen todos los conceptos vitales de distinta forma. Analicemos, por ejemplo, cuatro conceptos críticos:
Lo fundamental en el cuadrante de lo importante se define, lógicamente como lo esencial, lo que aporta valor.
Pero en el cuadrante de lo urgente, lo importante, es lo urgente.
La eficacia, en el cuadrante de lo importante, consiste en hacer primero lo primero. Priorizar bien y ser consecuente. Exige crear un carácter.
La eficacia en el cuadrante de lo urgente, consiste o bien en encontrar el truco, el atajo, el pelotazo y la piedra filosofal, o en ir más deprisa que los demás a todas partes. En este mismo cuadrante el éxito se define como el logro de los objetivos, que es una definición universal, creemos que equivocada.
En el cuadrante de lo importante, el éxito lo definimos como un estado mental que se auto perfecciona. Es el hombre que hace todo lo que puede como si dependiera de Él y deja el resultado en manos de Dios. Actúa dejando que la Gracia haga su parte, sin egoísmos ni protagonismos. Incluye lógicamente el logro de los objetivos.
Por último la ética en el cuadrante importante se define como el respeto a la dignidad de las personas (también en el ámbito eclesial esto es importante, esencial, pues me he encontrado casos de explotación podría decirse de profesores en colegios religiosos mal gestionados además, y fuera de la ley, porque al final… todos somos buenos).
Mientras que en el de lo urgente, lo ético, es sólo lo legal, y con frecuencia, ni eso.
La idea clave de este post está en la necesidad de prepararse más y mejor, evitando improvisar tanto como acostumbramos. Un líder – emprendedor tiene tiempo para lo importante. Y para nada más.
Del libro: 8 Hábitos directivos.
El Don Espiritual del Liderazgo Católico 
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